Na co zwrócić uwagę kupując urządzenie wielofunkcyjne do małego biura?
W niewielkich firmach zwykle jest dość mało miejsca na umieszczenie wielu różnych sprzętów biurowych. Nie znaczy to jednak, że sprzęty te nie są tam potrzebne. Trudno bowiem sobie wyobrazić funkcjonowanie firmowego biura bez drukarki, kopiarki, czy faksu.
Jak zatem mają sobie poradzić firmy, które potrzebują tych wszystkich sprzętów, a jednocześnie nie mają ich gdzie ulokować? Idealnym rozwiązaniem jest dla nich zakup urządzenia wielofunkcyjnego, zwanego często kombajnem, posiadającego funkcję drukarki, skanera, kopiarki oraz faksu. Obecność w tym zestawieniu faksu niektórym może się dziś, w dobie poczty elektronicznej, wydać nieco dziwna, jednak fakty są takie, że faks nadal jest jednym z najważniejszych urządzeń biurowych, a jego posiadanie świadczy o profesjonalizmie firmy. Kombajny mają, poza oszczędnością miejsca (włączając w to również mniejszą ilość kabli, którymi połączone są sprzęty), jeszcze jedną bardzo ważną zaletę: ich zakup jest zwykle tańszy, niż zakup pojedynczych urządzeń.
Jednak urządzenie urządzeniu nierówne.
Jak zatem wybrać sprzęt najlepszy do danego biura? Na początku trzeba odpowiedzieć sobie na pytanie do czego najczęściej będziemy urządzenie wielofunkcyjne wykorzystywać. Na co innego musimy bowiem zwrócić uwagę w przypadku, gdy zamierzamy głównie drukować, pozostałe funkcje wykorzystując raczej okazjonalnie, a na co innego, gdy wiemy, że przyjdzie nam np. wiele dokumentów kopiować. Zatem po kolei.
Laserowa czy atramentowa
W przypadku drukarki wbudowanej w urządzenie, podstawowy wybór dotyczy technologii drukowania: dostępne są bowiem kombajny zarówno z drukarkami atramentowymi, jak i laserowymi. Jeśli nie planujemy tworzyć kolorowych dokumentów, możemy zdecydować się na drukarkę monochromatyczną, co zmniejszy koszt zakupu urządzenia. Wybierając konkretny model zwróćmy uwagę na ceny i dostępność materiałów eksploatacyjnych, by w takcie użytkowania nie okazało się, że będą one generować zbyt duże koszty, lub pojawią się problemy z ich zakupem. Sprawdzić również należy takie parametry drukarki, jak choćby szybkość druku, wydajność, czy obsługiwane formaty i rodzaje papierów.
Skaner
W przypadku skanera najważniejszym parametrem jest rozdzielczość optyczna, od której zależy jakość wykonanego skanu, przy czym im jest ona wyższa, tym lepiej. Warto również zwrócić uwagę na dodatkowe opcje związane np. z możliwością skanowania do e-mail, czy skanu OCR.
Kopiowanie
Jeśli najważniejszą funkcją naszego urządzenia ma być kopiowanie, szczególną uwagę powinniśmy zwrócić nie tylko na rozdzielczość (nie decydujmy się na urządzenia z rozdzielczością słabszą, niż 1200 x 1200 dpi), ale też na prędkość kopiowania oraz formaty dokumentów, jakie mogą być kopiowane. Obecnie wiele kombajnów jest w stanie w ciągu minuty wykonać nawet kilkadziesiąt kopii, co powinno zaspokoić potrzeby niewielkich biur.
Fax
Ostatnią funkcją pożądaną w biurowych urządzeniach wielofunkcyjnych jest faks. Nawet jeśli nie korzystamy z niego zbyt często, warto zwrócić uwagę, czy wybrany przez nas model posiada tę funkcjonalność. Nigdy nie mamy bowiem gwarancji, że jakiś klient nie będzie chciał w ten sposób przesłać nam dokumentów, wystawiając przy tym na próbę naszą jakość obsługi.
Wybierając konkretny model urządzenia wielofunkcyjnego sprawdźmy również, w jaki sposób może ono być połączone z komputerem i innymi urządzeniami (np. telefonami). Standardem jest połączenie za pomocą kabla USB, jednak obecnie coraz więcej modeli posiada połączenia Wi-Fi, czy Bluetooth.